Итак, предварительная договоренность о встрече получена, необходимая подготовка проведена, и Вы, не забывая о других делах, ждете потенциального заказчика. Где-то за два часа до оговоренного времени Вы еще раз набираете номер клиента, напоминаете о себе: «Мы вас ждем к 12. 40», разъясняете, если это необходимо, детали подъезда к офису: номер и внешний вид дома, информационные указатели, место парковки (или ближайшая остановка транспорта), а также номера корпуса, подъезда, этажа, блока. Если на входе в здание расположен пост охраны (свой или арендодателя), то еще раз предупредите посетителей о необходимости взять с собой паспорта. Итак, давайте подробнее рассмотрим типовой алгоритм встречи клиента в офисе, ведь театр, как известно, начинается с вешалки, и первое впечатление о фирме формируется у посетителя именно «на пороге», тем более если у него есть с чем сравнивать...
1.  Появление клиента в здании. В случае громоздкой пропускной системы (типа «обилечивания всех») Вы просите заказчиков сделать звонок «на подходе», т. е. за 2—3 минуты, и сами спускаетесь к «турникету». Нормальный бизнес-этикет подразумевает, что время прохода посетителя «от дверей здания» до дверей офиса не должно превышать 5 минут, и стремитесь уложиться именно в этот срок.
2. Встреча на recepcion. В случае, если доступ к двери офиса прост (например, клиент заходит через удобно расположенный отдельный вход), Вы предупреждаете о визите охранника, секретаря или офис-менеджера. Лучше всего на потенциальных клиентов действует такая схема: они подошли к ресепшен, сотрудник набирает Ваш внутренний номер, и в течение одной минуты Вы их встречаете. При этом не забудьте поздороваться за руку с мужчинами, а также представиться (желательно по имени-отчеству, но если человек назвал только имя, то аналогично) всем «ассистентам» клиента (среди них может быть и «сын-юрист» и «друг-риэлтер», так что будьте морально готовы и к этому);
3. Проведение    в переговорную. Зайдя в эту комнату, помогите дамам снять верхнюю одежду (реплики типа «Раздевайтесь, мы сейчас обговорим условия и начнем», по меньшей мере неуместны, люди же пришли не к врачу), а также предложите клиентам самостоятельно выбрать место за столом (естественно, употребляется слово «присаживайтесь», а не садитесь — сесть мы еще успеем). При этом в течение 1—2 минут, чтобы снять излишнюю настороженность, можно вести разговор "ни о чем" (как добрались, легко ли нашли здание, были ли пробки, не застал ли дождь и т. д. ). Потом Вы предлагаете всем участникам напитки (только не в последовательности «чай-кофе-потанцуем») и оставляете их на 3—5 минут наедине, положив 2—3 экземпляра презентационной папки (даже если заказчики пока отказались от угощения, Вы говорите, что сейчас принесете материалы и документы).Представьте себе, что клиенты пришли в офис заранее или с опозданием и переговорная в этот момент занята. На этот случай всегда должна быть договоренность с кем-нибудь из руководителей, чтобы можно было на время занять служебный кабинет, и только в крайнем случае следует принимать посетителей за своим рабочим столом (естественно, на нем не должно быть «творческого беспорядка», а тем более чашек, объедков, сигарет, дешевых ручек и сломанных карандашей, а также явно неслужебной информации на экране монитора).
4.  Оставление клиентов наедине. Если в переговорной установлена прослушка (в 60—70% офисов риэлтерских фирм), то Вы быстро проходите «в служебное» помещение и, если клиенты излишне болтливы (всегда помните об этом, посещая офисы других фирм), получаете необходимую информацию еще до начала разговора, особенно когда заказчиц начинает «советоваться» с сопровождающим его специалистом.  Однако как бы ни были интересны и важны полученные сведения максимум через пять минут Вы должны войти в комнату, где находятся посетители, с документами, техсредствами, презентационными папками и вновь заведенной «персональной» папкой клиента и начать переговоры (в этот же момент, не ранее, в переговорную Входит секретарь с заказанными напитками).